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辨正论文范文资料 信函格式公文常见错误与辨正

第一论文网 论文格式 2020-03-24 18:19:01 7

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信函格式是一种特殊公文形式。《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012) 将信函格式、命令(令) 格式、纪要格式并列为三大公文特定格式, 以有别于“文件格式”。在实际工作中, 信函格式公文由于其特殊性, 在制发过程中极易出现错误。因此, 在各级各类机构制发信函格式公文中, 错误比比皆是, 一定程度上影响了公文权威性、严肃性和严谨性。这些错误主要有以下几种形式:

一是选用文种错误。虽然《党政机关公文工作条例》(下简称《条例》)、《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012) 没有对信函格式适用公文种类作出明确概念描述和界定, 但就目前信函格式使用情况看, 多用于不相隶属机关之间商洽工作, 主要适用公文种类为“函”。, 发至平行机关或不相隶属机关“意见” “通知” 等, 也可以使用信函格式。但“请示” “批复” “报告” 等有着特定行文方向公文, 并不能选用信函格式,“关于2015 年增加人员编制请示” “关于×××同志任职资格批复” “关于报送2016年度工作报告” 等采用信函格式公文均为文种选用错误。另外, 在工作实践中, 有机关单位一些日常应用文体, 如“”“计划” “启事” 等也套用信函格式, 这是不规范, 把“2016 年度党政工作计划” “纪念中国 90 华诞暨辛亥革命100 周年书画名家邀请展展览启事” 等制发为信函格式公文,都是不正确。需要强调是, “信函格式”和“函” 不能混为一谈, “信函格式” 指是公文外在格式、样式, 是对公文格式技术性要求; “函” 指是公文种类, 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。两者是形式和内容关系, 并不是一个概念。

二是发文机关标志错误。对于“文件格式”公文发文机关标志, 《条例》规定, 一般有两种方法, 一是采用发文机关全称或规范化简称, 二是在发文机关全称或规范化简称后加“文件” 二字; 联合行文时, 可并用联合发文机关名称, 也可单独用主办机关名称。《党政机关公文格式》进一步规定, 发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 用小标宋体字, 颜色为红色; 联合行文时, 如同时标注联署发文机关名称, 要把主办机关名称排列在前。对于信函格式公文发文机关标志, 《条例》没有给出明确规定, 《党政机关公文格式》在使用全称或规范化简称、位置、字体字色方面规定与“文件格式” 公文一致, 稍有是上边缘至上页边改为30mm, 联合行文时只使用主办机关标志。, “文件格式” 和信函格式在发文机关标志规定上有着细微差别,信函格式发文论文写网站机关标志中无需加入“文件”二字, 上边缘至上页边距离少了5mm。而在实际工作中, 制发公文者忽略这种差别, 而把信函格式公文制“文件格式”。常见错误是在发文机关标志中加入“通知” “函件”“文件” 等后缀词, , “××局文件” “××厅通知” “××书画院通知文件” “××司局函件”等, 这些发文机关标志都是不正确, 须去掉发文机关后“文件” “通知” “通知文件”“函件” 等后缀词; 还有机关单位以会议、活动名称发文机关标志, , 把“2016 年度最具影响力风云人物颁奖典礼”“2016××省经济年会年度峰会” “2015 新技术国际发展趋势高层论坛” 等发文机关标志,这也是错误, 须改用发文机关全称规范化简称; 还有字体字色选用错误, 虽然《党政机关公文格式》对于信函格式发文机关标志“推荐使用红色小标宋体字”, 但在制发公文实践中, 灵活性很小, 字色选用黑色、蓝色等, 字体选用黑体、楷体等, 都会在视觉上影国内发表论文响公文庄重感和严肃性, 都是取。

三是红色双线错误。这种错误比较常见。《党政机关公文格式》规定, 发文机关标志下红色双线上粗下细, 页底红色双线上细下粗。而在公文工作实践中, 有把双线用作单粗线或单细线; 有把版头中双线用作上细下粗,把页底双线用作上粗下细; 在颜色选择上,有把红色错用作黑色、蓝色、紫色; 有版头中加红色双线, 页底无红色双线; 有画蛇添足, 在页底红色双线下印制机关单位地址、邮政编码、电话号码、电子邮箱、传真号码等多余信息, 与公文制发要求不符。

四是份号、密级和保密期限、紧急程度等标注位置错误。《党政机关公文格式》规定,信函格式公文标注份号、密级和保密期限、紧急程度要顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下, 自上而下分行排列。实际工作中, 很多机关单位《党政机关公文格式》关于“文件格式” 要求, 把这些要素“顶格编排在版心左上角”。

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五是发文字号错误。这是最为常见错误,错误情形五花八门。其一是标注位置错误。《党政机关公文格式》要求, 信函格式公文发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。但实际工作中, 多编排在发文机关标志下空二行位置, 并居中排布。很显然, 这是“文件格式” 规定标注造成错误。其二是发文字号各项要素错误。信函格式公文发文字号要求与“文件格式” 相同, “年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注; 年份应标全称, 用六角括号‘〔〕’ 括入; 发文顺序号不加‘第’字, 不编虚位(即1 不编为01), 在阿拉伯数字后加‘号’ 字”。但在发文实际中, 多把六角括号“〔〕” 错用为方头括号“【】”、圆括号“()”、方括号“[]”、单书名号“〈〉” 等;有年份不全, 常见错误是省略了年份中千位和百位数字, 如把“2016” 简写成“16” 等;有在发文字号中加“字” “第” 等嵌入字;有在发文字号中编入虚位, 如“协字〔2016〕05 号” 等。这些错误都是公文制发人员马虎粗心、不够严谨认真造成。

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, 标题位置也经常出错。《党政机关公文格式》规定, 标题与其上一个要素相距二行。品ppt免费模板常见错误是标题与其上一个要素之间没有空行。首页标注页码错误, 《党政机关公文格式》规定, “首页不显示页码”, 但多数信函格式公文首页显示了页码。版记错误,《党政机关公文格式》规定, “版记不加印发机关和印发日期、分隔线, 位于公文一面版心内最下方”, 但信函格式公文仍在版记中加入印发机关、印发日期和分割线, “文件格式” 来设计版记。

信函格式公文之所以容易出现错误, 一是因为《条例》《党政机关公文格式》对此描述较少, 一些描述过于简略, 缺乏操作性、指导性; 二是与“文件格式” 公文相比, 信函格式公文不太常用和常见, 制发公文者对此知之较少; 三是因为制发公文者对《条例》《党政机关公文格式》学习研究不够, 业务知识欠缺。为了规避错误, 增强信函格式公文严肃性和庄重性, 发挥信函格式公文实际效力, 需要多措并举, 不断改进公文制发工作。一是需要做好顶层设计, 在《党政机关公文格式》中对信函格式各项要素和技术要求进一步细化、明确, 厘清边界, 廓清模糊认识, 明确标准,增强指导性, 便于制发公文者操作和实践; 二是制发公文者要加强业务学习和业务培训, 全面、深入了解有关公文各项规定, 熟练掌握信函格式, 提高业务水平和业务能力, 避免低级错误出现; 三是以严谨、细致、认真态度严把公文制发审核关, 增强责任心, 确保制发信函格式公文“零失误”。

(作者单位:郑州铁路职业技术学院)

参考论文:

[1]商务英语信函的主要文体特征

[2]高中生英语作文错误

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